Du kommst mit deiner Arbeit nicht mehr hinterher? Du weißt nicht mehr, wo du anfangen und aufhören sollst? Du möchtest Aufgaben abgeben, aber weißt nicht genau, was du abgeben könntest oder wie du an dieser Sache rangehen musst? Erst einmal möchte ich dir sagen, „herzlichen Glückwunsch!“ Du bist schon einen deutlichen Schritt weiter, wenn du dir diese Fragen stellst. Du bist an dem Punkt, dich nicht mehr allein durch den Berg von Arbeit quälen zu wollen. Nun kann ich dir helfen, Licht ins Dunkle zu bringen. Im heutigen Beitrag geht es darum, was kann ich auslagern und wie geh ich das am besten an.

Ein/e virtuelle/r Assistent/in kann dir dabei helfen, endlich wieder mehr Zeit zu haben und deine To Do-Liste zu verkürzen, anstatt sie zu verlängern. Du bist dir unsicher, weil du vielleicht doch nur einen kleinen Part abgeben könntest? Das spielt überhaupt keine Rolle! Egal ob du Aufgaben für 5h am Tag, die Woche oder im Monat abzugeben hast. Der Vorteil an eine/r VA besteht nämlich darin, dass sie/er flexibel einsetzbar ist.

Für jede noch so kleine Aufgabe, die du abgibst, hast du mehr Zeit für dein Kerngeschäft und du kannst dich darauf konzentrieren, dein Business zum Wachsen zu bringen. Selbst wenn du einfach einmal Zeit zum Durchatmen brauchst oder einen Tag freinehmen möchtest, um zu einem Geburtstag zu fahren oder private Termin zu erledigen. Die Investition in einem VA zahlt sich in jedem Fall aus. Zudem sind VA´s echte Profis in ihrem Bereich.

Doch welche Aufgaben kannst du denn nun abgeben? Ein wichtiger Schritt ist, eine Liste zu erstellen. Eine Liste, auf der alles steht, was du täglich erledigst. So verschaffst du dir einen Überblick und kannst die Aufgaben und Projekte besser delegieren. Achte unbedingt auf Aufgaben, die du nicht so gerne machst. Denn diese rauben dir nicht nur viel Zeit, sondern auch Energie, die du besser darin investieren solltest, Aufgaben zu erledigen an denen du Freude hast. Dabei kann dir ein/e VA nicht nur bei zahlreichen Aufgaben rund um dein Business helfen, sondern dir auch bei persönlichen Aufgaben wie beispielsweise Reiseplanungen, Termin-Management etc. unter die Arme greifen.

Du brauchst noch etwas Inspiration? Ich habe dir einige Beispiele aufgelistet, die du an VA´s abgeben kannst. Vielleicht sind hier auch noch Aufgaben und Bereiche dabei, die du bisher noch gar nicht auf dem Schirm hattest oder aus zeitlichen Gründen vernachlässigt hast. Umso mehr ein Grund, einen (oder sogar mehrere) virtuelle Assistenten zu beschäftigen.

Hast du Aufgaben aus mehreren Bereichen abzugeben, solltest du dir überlegen, mehrere VA´s zu beauftragen. Die meisten Assistenten bieten zwar ein sehr breites Leistungsspektrum an, dennoch hat jeder seine Schwerpunkte und Spezialbereiche. So kannst du auch von dem Wissen und der Erfahrung der Assistenten profitieren. Solltest du viele Freelancer beauftragen, kann ein allgemeiner virtueller Assistent dich auch bei der Koordination der Aufgabenverteilung unterstützen. Virtuelle Assistenten sind oft geübt darin, in virtuellen Teams zu arbeiten und können so dein Team aus Angestellten und Freelancern koordinieren.

Bereiche und die dazugehörigen Aufgaben, die ein/e Virtuelle/r Assistent/in übernehmen kann:

Büroaufgaben

Vor allem im Bereich der klassischen Büro-/Sekretariatsaufgaben finden sich viele Bereiche, die ideal von VA´sbearbeitet werden können. Viele dieser Ausgaben müssen regelmäßig erledigt werden und fressen unendlich viel Zeit. Ideal, sie dauerhaft abzugeben.

• Recherchen aller Art
• Aktualisieren von Kundendaten
• Anlegen einer Kundendatenbank
• Datenerfassung aller Art
• Terminvereinbarung
• Kalender-Management
• Telefonate
• Digitale Ablage von Dokumenten
• Einrichtung und Pflege von Dropbox und Google Drive
• Erstellen von Excel-Tabellen
• Erstellen von Präsentationen
• Erstellen und Bearbeiten von PDFs
• Verfassen von Stellenausschreibungen und Bewerberauswahl
• Korrekturlesen von Dokumenten
• Transkripte aller Art
• Erstellen von Besprechungsunterlagen
• Übersetzungen
• Kündigung von Verträgen (Telefon, Versicherungen, Abos)
• Erstellung von Arbeitsplänen
• Koordination von Freelancern
• Erstellung von Businessplänen

Buchhaltung

Ein Bereich, der den meisten Unternehmern die Nackenhaare zu Berge stehen lässt und dennoch sehr wichtig ist. Viele Aufgaben in diesem Bereich können an einen Virtuellen Assistenten ausgelagert werden. Auch die Kommunikation mit Steuerberatern sowie die Übermittlung von Dokumenten gehören dazu. Natürlich gehört zum Auslagern solcher Aufgaben viel Vertrauen. Hier sind Vertraulichkeitsvereinbarungen und eine langfristige Zusammenarbeit mit dem VA hilfreich.

• Erstellung und Versand von Rechnungen
• Anlegen und Ausführen von Überweisungen
• Kontrolle und Auswertung der Zeiterfassung des Teams
• Erfassen von Ausgaben
• Kontrolle der Zahlungseingänge
• Versand von Unterlagen an den Steuerberater
• Vorbereitung der Steuererklärung
• Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung
• Kontrolle von Eingangsrechnungen
• Anfordern von Belegen, Spendenbescheinigungen
• Herunterladen von Kontoauszügen
• Anforderung von fehlenden Belegen

Social Media

Du bist selbst Social Media-Manager? Es gibt da ein Sprichwort über den Schuster und seiner eigenen Schuhe. Trifft das auch auf dich zu? Gib das Social Media-Management deiner eigenen Seiten ab. Oder du kannst die Aufgaben deiner Kunden an VAs weitergeben und selbst nur die Qualitätskontrolle und Kundenkommunikation erledigen. So kannst du mehr Aufträge annehmen und flexibel auf Auftragsspitzen reagieren.

• Analyse und Beobachtung der Konkurrenz
• Erstellen eines Redaktionsplans für deine sozialen Netzwerke
• Erstellen von Posts und Bildern
• Teilen von aktuellen Blogartikeln
• Definieren und Erstellen von Zielgruppen
• Vorplanung von Posts für den gesamten Monat
• Beantwortung von Kommentaren
• Durchführung von Gewinnspielen
• Einrichtung und Moderation von Facebook-Gruppen
• Pflege und Aktualisierung deiner Profile auf XING und LinkedIN
• Einrichten einer Facebook-Seite
• Einrichten von Instagram Accounts
• Einrichten und Pflege von Pinterest-Boards
• Einrichten eines YouTube-Accounts
• Hochladen von Videos auf YouTube
• Einrichten von Werbekonten
• Einrichten von Werbekampagnen bei Facebook
• Kontrolle von Werbeanzeigen
• Erstellung von Slideshare-Präsentationen

Marketing

Gerade im Bereich des Online Marketings gibt es viele Virtuelle Assistenten, die echte Spezialisten in diesen Bereichen sind. Blogartikel, Newsletter und Artikel müssen regelmäßig erstellt werden. Dazu kommt das Einpflegen des Contents in die entsprechenden Quellen und Tools. Das ergibt schnell viele Stunden, die du anders investieren könntest und diesen Zeitfresser an VA´s auslagern kann.

• Einrichten von Newsletter-Tools und Listen
• Einrichten von Autoresponder und Automationen
• Hinzufügen und Entfernen von Abonnenten aus Listen
• Schreiben und Versenden von Newslettern
• Erstellung und Tracking von Anzeigen in sozialen Netzwerken
• Erstellung von Artikeln und Blogposts
• Schreiben und Einpflegen von Gastartikeln
• Recherche passender Blogs/Seiten für Gastartikel
• Kreation von Infografiken
• Erstellung von Adwords-Kampagnen
• Erstellung von Online-Kursen
• Formatierung von E-Books
• Erstellung und Auswertung von Umfragen
• Einrichten von Sales Funnels

E-Commerce

Der Handel mit Produkten im Internet ist nichts Neues – aber immer wieder gibt es neue Trends und Märkte. Amazon FBA, Dropshipping und Nischenseiten gehören weiterhin zu den großen Trends in diesem Bereich. Viele Virtuelle Assistenten sind auf diese Nischen spezialisiert und können bei den spezifischen Aufgaben helfen.

• Produkt-Recherche
• Kontaktieren von Herstellern
• Muster-Anforderung
• Produktbestellungen
• Erstellen von Produktbeschreibungen
• Suche nach Nischenprodukten
• Optimierung von Produktseiten
• SEO-Optimierung von Beschreibungen und Websites
• Erstellung von Infografiken
• Management von Verkäuferkonten bei Amazon
• Einbuchung und Versand von Aufträgen
• Abwicklung von Reklamationen und Rücksendungen
• Weiterleitung von Bestellungen an Versanddienstleister
• Kontrolle des Lagerbestands
• Kommentieren von Bewertungen

Pressearbeit

Pressearbeit ist meist mit hohem Zeitaufwand verbunden. Eine wichtige Quelle für das Marketing sind auch „Influencer“ aus den sozialen Netzen. Um in Magazinen oder Zeitungen zu erscheinen, bedarf es kontinuierlicher Pressearbeit. Ein Virtueller Assistent kann die Kontakte zu Journalisten und Influencern herstellen und pflegen.

• Recherche und Pflege des Presseverteilers
• Herstellung von Kontakten zu Journalisten und Influencern
• Erstellung von Pressemeldungen zu neuen Produkten oder Unternehmensneuigkeiten
• Versand von Pressemeldungen und Einstellen auf Webportalen
• Beantwortung von Presseanfragen
• Terminvereinbarung für Interviews
• Versand von Pressebildern
• Erstellen eines Pressespiegels
• Planen von Presseevents/Pressekonferenzen
• Produktversand an Journalisten und Influencer

Events

Auch wenn dein Virtueller Assistent in den meisten Fällen nicht bei deinen Veranstaltungen vor Ort sein kann, in der Vor- und Nachbereitung von Events fallen viele Aufgaben an, die ortsunabhängig ausgeführt werden können. Egal, ob es um ein Training, Coaching, eine Messe, eine Konferenz oder ein Webinar geht. Selbst die Planung von deinem Sommerfest oder einer Weihnachtsfeier kann dir ein/e VA abnehmen.

• Versand von Einladungen
• Pflege von Teilnehmerlisten
• Versand von Anmeldebestätigungen/Tickets
• Beantwortung von Rückfragen von Gästen
• Recherche und Buchen von Locations
• Buchung des Caterings
• Rechnungsversand an die Teilnehmer
• Unterlagenerstellung zur Vorbereitung
• Materialien-Bestellung für die Veranstaltung (Namensschilder, Roll-Ups,…)
• Kommunizieren des Events in sozialen Netzwerken
• Erstellung des Programms/Ablaufs
• Versand von Anreiseinformationen an Teilnehmer
• Hotelbuchungen
• Versand der Nachbereitung der Veranstaltung an Teilnehmer
• Schneiden der Aufzeichnung der Veranstaltung und Upload auf Website

Podcasts

Kaum ein Unternehmen wird auf das wichtige Marketinginstrument des Podcast-Markts verzichten. Hier fallen noch neben der Aufnahme zahlreiche Aufgaben vor und nach der Veröffentlichung an. Viele Virtuelle Assistenten haben diesen Trend bereits erkannt und bieten Pakete rund um die Podcast-Erstellung und -veröffentlichung an.

• Schneiden von Tonaufnahmen
• Hinzufügen eines Intros
• Transkribieren
• Herausschreiben der wichtigsten Learnings
• Einstellen des Podcasts auf Libsyn, iTunes und Co.
• Erstellen des Blogposts
• Erstellen und Teilen der Social Media-Beiträge zur aktuellen Folge
• Schreiben und Versenden des Newsletters zur aktuellen Folge
• Kommentieren und Anfordern von Bewertungen
• Vereinbaren von Terminen mit Interview-Partnern

Kundenservice

Sobald du einen Service oder ein Produkt anbietest, werden deine Kunden Aufmerksamkeit von dir wünschen. Da kann es schnell passieren das sein Mail-Postfach aus allen Nähten platzt. Diese Mails müssen natürlich beantwortet werden. Hier kommen schnell einige Stunden zusammen. Dabei ist eine schnelle Beantwortung von Fragen wichtig für dein Image und die Kundenzufriedenheit. Um E-Mails von Virtuellen Assistenten beantworten zu lassen, gibt es viele Möglichkeiten und Tools, die dies vereinfachen.

• Sortieren von E-mails nach Priorität und Weiterleiten an die entsprechenden Abteilungen
• Erstellen von FAQs
• Versand der Zugangsdaten/Download-Links
• Fragenbeantwortung zu Produkten und Dienstleistungen
• Technischer Support für Produkte
• Sortierung und Bearbeitung von Antworten auf Newsletter
• Bearbeitung von Kündigungen
• Beantwortung von Anfragen zu Kooperationen
• Reklamationsbearbeitung
• Versand von Terminbestätigungen

Webseite

Gerade im Bereich SEO gibt es einiges an Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden sollten. Dies geht gerne im hektischen Tagesgeschäft unter, aber ist ziemlich wichtig. Ein Virtueller Assistent, der sich mit Content Management-Systemen und SEO auskennt, kann dein Business deutlich nach vorne bringen.

• Erstellung und Aktualisierung einer SEO-Strategie
• Durchführen von Keyword-Analysen
• Durchführen von Konkurrenz-Analysen
• Erstellung von Landingpages für Produkte
• SEO-Optimierung von Artikeln und Seiten
• Auswertung von Google-Analytics
• Aktualisierung von Plugins und Themes
• Überprüfung und Aktualisierung von Links
• Backup-Erstellung
• Überprüfung der Website auf Fehler

Persönliche Aufgaben

Ein Bereich, der bei vielen vergessen wird, ist der private Bereich. Auch hier kann ein/e Virtuelle/r Assistent/in dafür sorgen, dass du weniger Stress hast und mehr Zeit, um dich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Gerade im privaten Bereich ist Vertrauen in den Assistenten natürlich das A und O. Regelmäßige Telefonate tragen dazu bei, dieses Vertrauen aufzubauen und zu verstärken.

• Reisebuchung
• Recherche und Bestellung von Geschenken
• Kalender-Aktualisierungen
• Erinnerungen an wichtige Ereignisse (Jubiläen, Geburtstage)
• Versenden von Geburtstagsgrüßen und Geschenken
• Aktualisierung von Dating-Profilen und Terminvereinbarung
• Terminvereinbarung mit Handwerkern, Dienstleistern, Ärzten…
• Finden eines Fitnessstudios/Personal Trainers  und Terminvereinbarung
• Besorgen von Konzert-Tickets
• Prüfen von Versicherungen

Fazit

Natürlich gibt es noch sehr viel mehr Aufgaben, die ein VA für dich übernehmen kann. Es gibt kaum eine Branche, in der es nicht Aufgaben gibt. Von der Schichtplanung in Taxiunternehmen, Fotodokumentation von Coaches, Erstellen von Auktionen für Künstler – immer wieder gibt es Aufgaben, die ganz einfach ausgelagert werden können.

Wenn du nun die ersten Aufgaben entdeckt hast, die du gerne abgeben würdest, ist der erste Schritt, diese gut zu dokumentieren. Je besser du die Aufgabenbeschreibung vorbereitest, umso zufriedener wirst du auch mit dem Ergebnis deiner VA sein. Deiner VA sollten alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden (Zugangsdaten, wichtige Eckdaten, Termine, Ansprechpartner). Gerade wenn du eine langfristige Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten anstrebst, investiere Zeit in die Einarbeitung. Auch wenn die Dokumentation der Aufgaben, das Einrichten von Zugängen und die Einarbeitung und Beantwortung von Rückfragen zunächst einmal mehr Arbeit verursacht, wird es sich in kurzer Zeit bereits auszahlen.

Wenn du nun die ersten Aufgaben entdeckt hast, die du gerne abgeben würdest, ist der erste Schritt, diese gut zu dokumentieren. Je besser du die Aufgabenbeschreibung vorbereitest, umso zufriedener wirst du auch mit dem Ergebnis deiner VA sein. Deiner VA sollten alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden (Zugangsdaten, wichtige Eckdaten, Termine, Ansprechpartner). Gerade wenn du eine langfristige Zusammenarbeit mit deinem Virtuellen Assistenten anstrebst, investiere Zeit in die Einarbeitung. Auch wenn die Dokumentation der Aufgaben, das Einrichten von Zugängen und die Einarbeitung und Beantwortung von Rückfragen zunächst einmal mehr Arbeit verursacht, wird es sich in kurzer Zeit bereits auszahlen.

Überzeugt? Dann starte doch gleich damit, deine ersten Aufgaben zu delegieren. Du hast noch Fragen oder benötigst Hilfe bei der Suche? Komm gerne auf mich zu und lass uns gemeinsam die Ärmel hochkrempeln 😉

Deine Jacqueline